Boekhoudkundig beheer

Boekhoudkundig beheer Antwerpen

Spijtig genoeg moet een vereniging van mede-eigenaar ook facturen betalen die zorgen dat de mede-eigenaars kunnen gebruik maken van hun pand zoals gasfacturen, elektriciteitsfacturen, facturen voor het water, lift, personeel, tuin enz.

Per gebouw kan het aantal facturen en daardoor ook de kostprijs per jaar per appartement enorm verschillen omdat in sommige gebouwen vele facturen die in andere gebouwen gemeenschappelijk zijn privatief worden betaald: gas met individueel gastoestel, gebouw zonder lift, gebouw zonder tuin, officiële watermeter per appartement enz. Hierdoor kunnen maandelijkse kosten per appartement variëren van 50 euro tot 500 euro zonder dat dit kan vermeden worden .

Nadat de facturen betaald zijn, moeten ze verdeeld worden over de individuele eigenaars door de syndicus en dit op basis van de statuten of de beslissingen van de algemene vergadering voor wat betreft de kostenverdeling. Hierbij dient opgemerkt dat de aandelen (kwotiteiten) in de gemeenschappelijke delen welke in de statuten beschreven zijn bijna niet kunnen gewijzigd worden. De verdeelsleutels zelf kunnen slechts met een gekwalificeerde meerderheid op de algemene vergadering gewijzigd worden.

Het invorderen van de voorschotten of afrekeningen ten laste van de mede-eigenaars en het opvolgen van deze betalingen is een van de hoofdtaken van de syndicus. Ons kantoor beschikt over een aangepast programma met goed opgeleide personen waardoor wij kunnen voldoen aan de vereisten opgelegd door de raden van mede-eigendom en de wetgeving.

Boekhoudkundig beheer door Frida van Algemeen Beheer 2.0

Residentie-boekhouding

Er wordt hier uitdrukkelijk bepaald dat de syndicus de boekhouding voert conform de bepaling van de wet op de mede-eigendom.

De boekhouding vervat volgende elementen:

  • Het samenstellen van een werkingskapitaal
  • Het betalen van de gemeenschappelijke rekeningen
  • Het omslaan van de kosten over de mede-eigenaars
  • Opstellen van een jaarlijkse gedetailleerde balans
  • Het invorderen van de verschuldigde bedragen,
en dit conform de deontologische regels en andere administratieve modaliteiten hierna vastgelegd.

    Werkwijze

    Het is voor de syndicus een noodzaak om, binnen zijn kantoororganisatie, bij het beheer van meerdere gebouwen in portefeuille, een eenvormig systeem te kunnen aanhouden. De efficiënte van hun dienstverlening is daarvan afhankelijk. Eenvormigheid is bovendien een must, nu de informatica ook zijn intrede deed in het vastgoedbeheer. De opdrachtgevers verklaren kennis genomen te hebben van het afrekeningsysteem van de syndicus, en het te aanvaarden. De basiselementen ervan zijn ‘definitieve’ opties, enerzijds om in de toekomst gelijkvormige afrekeningen te behoeve van de mede-eigenaars te kunnen opstellen, en anderzijds omdat de informatica zulks vereist.

      Werkingskapitaal

      Om aan de financiële verplichtingen van de gemeenschap te kunnen voldoen,zal de syndicus over een ‘werkingskapitaal’ moeten kunnen beschikken. Om de hoegrootheid van het werkingskapitaal te kunnen bepalen zal de syndicus een globale kostenbegroting opstellen.

      Het werkingskapitaal zal minimaal gelijk zijn aan:

      • de verwachte kosten in een vooraf bepaalde afrekeningsperiode
      • plus één maand voor de periode nodig voor het opmaken van de afrekeningen
      • plus één maand voor de periode waarover de mede-eigenaars beschikken om hun kostenaandeel te betalen op de residentierekening.

      Wordt voor jaarafrekeningen geopteerd, dan zal het werkingskapitaal gelijk zijn aan de kosten van de vier elkaar opvolgende duurste maanden van het jaar, en zal het werkingskapitaal periodisch aangevuld worden via (niet noodzakelijk gelijke) voorschotten.Het werkingskapitaal zal gaandeweg, overeenkomstig de evolutie van de kosten, worden aangepast volgens noodwendigheid.

        Residentierekening

        De syndicus kan, bij overname van een gebouw, de vroegere rekening niet voortzetten of overnemen. De vorige syndicus moet zijn boekhouding afsluiten en, overeenkomstig de goedgekeurde balans, het beschikbaar gedeelte van het werkingskapitaal op een nieuwe rekening overschrijven. Dit vermijd verwarring inzake de verantwoordelijkheid van de elkaar opvolgende syndici. De nieuwe syndicus zal wel instaan voor het innen van de verschuldigde bedragen naar aanleiding van de laatste kostenafrekening, conform de goedgekeurde balans die wordt overgedragen. het ‘totale werkingskapitaal’, hetzij bij de start van een nieuw gebouw, hetzij door overname, wordt integraal op de nieuwe residentierekening geplaatst, en valt onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de syndicus. D plichtenleer bepaalt dat de syndicus de enige handtekeningdrager is, en dat alle financiële verrichtingen van de residentie via die rekening dienen te geschiedenesyndicus zal de residentierekening openen op gemeenschappelijke naam, of met vermelding van de residentie-naam per adres de syndicus. Verwarring met het eigen vermogen van de syndicus, dat van zijn vennootschap, of dat van andere gebouwen, zal vermeden worden.

        Reservekapitaal

        Opdat de mede-eigenaars na verloop van tijd het hoofd zouden kunnen bieden aan de financiële gevolgen van verfraaiings-, renovatie- en grote herstellingswerken, is de vorming van een investeringskapitaal hoogst noodzakelijk. De praktijk heeft uitgewezen dat, bij gebrek aan een reservekapitaal, fundamentele en noodzakelijke werken al te vaak worden uitgesteld. Zodoende verliest het gebouw in een minimum van tijd zijn oorspronkelijke investeringswaarde en daalt automatisch eveneens de huurwaarde van elk individueel pand.

        Om dit tegen te gaan zal de syndicus passende voorstellen formuleren aan de algemene vergadering om, gefundeerd en gemotiveerd, een realistisch reservekapitaal te creëren.Hij zal daartoe een afschrijvingstabel opstellen van de meest noodzakelijke installaties en belangrijkste bouwdelen. Eenmaal het globale investeringskapitaal bepaald zal dit, in de passende schijven, in het kwartaal- of jaarafrekening als investeringskost worden opgenomen. Het zal evenwel geen deel uitmaken van het werkingskapitaal, maar zal door de syndicus geplaatst worden op een in- vesteringsrekening die, samen met de verworven intresten, het reservekapitaal zal vormen. Het reservekapitaal kan enkel worden aangewend voor werken die voorafgaandelijk door de algemene vergadering van mede-eigenaars werden goedgekeurd met de vereiste meerderheid.

          Betalingen ten laste van de gemeenschap

          Van elke betaling die door de syndicus, ten laste van de gemeenschap van eigenaars, via de residentierekening wordt gedaan, moet op afdoende wijze aangetoond worden dat deze terecht is.

          Daarom zal:

          • geen enkele betaling gebeuren tenzij deze gestaafd wordt door een bewijskrachtig stuk
          • de syndicus al deze stukken (facturen, rekeningen, kostennota’s e.d.) chronologisch nummeren en klasseren per gebouw
          • door de syndicus geen enkel betaling worden uitgevoerd voor leveringen/werken waarvoor hij niet de opdrachtgever was
          • elke bestelling of opdracht vanwege een individuele mede-eigenaar, die bij hoogdringendheid noodzakelijk zou zijn geweest (wegens het niet bereikbaar zijn van de syndicus), zal zodra als mogelijk aan de syndicus worden meegedeeld en door hem worden bevestigd.
          • De syndicus uiteraard ook de betaling verrichten die hem door een rechterlijke beslissing wordt bevolen.

          Afrekening uitbatings-, verbruiks- en investeringskosten

          Elke kostenafrekening zal uit volgende onderdelen bestaan:

              • De ‘Kostenopgave’, die uiteraard de basis is van elke afrekening, zal volgende gegevens bevatten:
                • de naam van de residentie
                • de betreffende afrekeningsperiode
                • het volgnummer van de afrekening
                • alle te verdelen kosten, zowel de uitbatings-, verbruiks- als investeringskosten en dit per:
                  • verdeelsleutel
                  • kostensoort
                  • bewijskrachtig stuk
                • het volgnummer van de bewijskrachtige stukken
                • het totaal te verdelen bedrag per verdeelsleutel
                • het totaal te verdelen bedrag van de gehele afrekening
              • De kosten, zoals vermeld in de kostenopgave, van zowel kwartaal- als jaarafrekeningen, zullen per pand en per verdeelsleutel omgeslagen worden via een ‘Verdelingstabel’.
              • Om de individuele mede-eigenaar niet te verplichten, uit bovenstaande afrekeningsdocumenten, zijn kostenaandeel op te zoeken, zal de syndicus telkens een ‘Rekeninguittreksel’ toevoegen. Dit rekeninguittreksel zal bovendien gebruikt worden om:
                • eventuele ‘private kosten’ die buiten de gemeenschappelijke boekhouding vallen, aan te rekenen
                • het in herinnering brengen van achterstallige betalingen en het aanrekenen van nalatigheidsintresten en/of schadevergoedingen overeenkomstig het algemeen reglement van mede-eigendom of conventionele overeenkomst via de algemene vergadering.

          Déchargemodaliteiten

          Jaarlijks zal de residentieboekhouding gecontroleerd worden en zal ter gelegenheid van de statutaire algemene vergadering van de mede-eigenaars, de kwijting omtrent het financieel en technisch beheer van het gebouw gevraagd worden.

          Vraag uw offerte aan

          Contacteer ons vrijblijvend voor een prijsaanvraag of voor meer informatie.

          Algemeen Beheer 2.0
          Italiëlei, 221 , 2000, Antwerpen
          BTW: BE0682.656.603
          E-Mail: info@algemeenbeheer.be
          Tel: 03 254 29 31
          BIV: 202172
          V
          erzekering BA AXA (polisn° 730.390.160)